Facilitação virtual: o que é e como melhorar essa habilidade

Facilitação virtual de reuniões

Facilitação é o ato de envolver os participantes — colaboradores ou clientes de outras organizações — na descoberta e aplicação de ideias ou aprendizados específicos. Em contraste com a apresentação, normalmente caracterizada por um especialista que introduz um público a um assunto, a facilitação promove a interação entre ambos.

Embora pareça redundante, a função de um facilitador é facilitar a participação, entendimento e contribuições, tanto na preparação de um ambiente mais propício, quanto na criação de processos que diminuam as barreiras para a participação plena de todos.

Portanto, você já deve ter percebido que facilitar não é tão fácil quanto parece. Ademais, facilitar é totalmente diferente de ministrar uma palestra, fazer uma apresentação show ou conduzir dinâmicas de grupo. Entenda o que é uma verdadeira facilitação e porque alguns especialistas, como nós, são contratados com esse fim.

O que é a verdadeira facilitação?

A facilitação é uma técnica usada pelos líderes, profissionais de RH, design thinkers e facilitadores profissionais, para ajudar os colaboradores na descoberta de soluções inovadoras para um problema, de forma inclusiva.

Por exemplo, quando pensamos em resolução de problemas complexos – aqueles que não têm soluções prontas e óbvias –  imaginamos a cocriação de soluções.

Mas, a cocriação – fazer com que as pessoas participem e contribuam com soluções – e ainda estejam dispostas a escutar os diversos pontos de vista, trazidos por pessoas diferentes, com formas distintas de se comunicar, requer o desenvolvimento de habilidades de facilitação.

Dessa forma, os participantes são apresentados ao contexto e, em seguida, interagem com o líder ou especialista, que usa técnicas e ferramentas para melhorar a experiência dos participantes da reunião, por meio da participação ativa, com vistas a atingir os objetivos propostos.

Então, para maior clareza e entendimento, faz necessário especificar o que não é facilitação.

O que não é facilitação?

Muitas pessoas confundem o facilitar com um instrutor ou palestrante, por isso, exemplificamos abaixo o que definitivamente não é uma facilitação.

  • Ministrar um treinamento – embora você possa usar algumas técnicas de facilitação – uma parte sempre será de aporte de conteúdo e nesses momentos foge completamente do ato de facilitar;
  • Apresentar os resultados do mês;
  • Apresentar algo a um grupo com o intuito de apenas comunicar e validar;
  • Conduzir uma reunião para “cocriação” e direcionar os participantes para soluções prontas. Nesse caso,“apenas criar a ilusão” de que as pessoas estão criando algo juntas”;
  • Abrir espaço para discussão e no final decidir unilateralmente, sem a concordância de todos os participantes;
  • Conduzir uma reunião, onde as pessoas mais comunicativas ou líderes com maior nível hierárquico falam, deliberam e decidem, enquanto os tímidos ou em cargos menos representativos “entram mudo e saem calados”.

Os desafios da facilitação virtual

Se a facilitação é ajudar um grupo a ter uma abordagem eficiente e inclusiva. Facilitar uma reunião virtual é um pouco mais desafiador do que uma reunião onde todos estão fisicamente presentes, mas plataformas de comunicação adequadas e o uso de técnicas somada à prática, facilitam bastante o processo.

No entanto, quando telefonamos, conversamos, enviamos um e-mail ou colaboramos em um documento on-line, é muito fácil perder de vista o fato de estarmos lidando com outros humanos.

Isso ocorre porque estamos perdendo a maioria dos comportamentos não verbais da comunicação: alguns pesquisadores concluem que 93% do entendimento da comunicação é não verbal (linguagem corporal e tom de voz).

Diante disso, as reuniões virtuais geralmente são mais fáceis quando as pessoas já se conheceram o outro na vida real – o encontro nos ajuda a tirar uma foto um do outro, ajudando-nos a confiar, entender e respeitar melhor um ao outro.

Felizmente, as vídeo conferências com câmeras, permitem reunir-se “cara a cara”, e isso, pode realmente ajudar a manter as comunicações mais próximas e também humanas.

Na reunião virtual, você também deve reservar um tempo para verificar como todo mundo está se sentindo no início de qualquer reunião, para que as pessoas tenham uma chance para se reconectarem.

Em contrapartida, o desenvolvimento de objetivos claros e compartilhados em seu grupo ajudará todos os participantes a concentrarem-se nas reuniões, além de se sentirem conectados.

Outra coisa, tente resolver problemas com objetivos comuns assim que possível – isso pode ser uma coisa que você tenta fazer como grupo em um só lugar, usando plataformas como o Google meet, Microsof Teams, Zoom, Slack, entre outras, para trabalharem juntos neles.

O que faz um facilitador?

O papel do facilitador é orientar o grupo a trabalhar em conjunto de maneira mais eficiente, criando sinergia, gerando novas ideias e chegando a consenso sobre decisões importantes de melhorias.

Como já citamos anteriormente, facilitadores profissionais, como nós, por exemplo, podem ser contratados para desempenhar esse papel, mas, em muitos casos, líder, profissionais de gestão de pessoas ou outro profissional interno será o responsável pela mediação de reuniões.

Independentemente da situação, facilitadores eficazes devem se concentrar na dinâmica e nos processos do grupo. Eles são responsáveis ​​por orientar, incentivar e ajudar a criar novas possibilidades em busca de um objetivo que pode ser desde a resolução de um problema da empresa até a criação de projetos inovadores.

Os facilitadores podem ter qualquer formação e vários níveis de experiência profissional. Os melhores facilitadores, no entanto, demonstram algumas habilidades em comum, tais como:

  • ouvem atentamente;
  • questionam estrategicamente;
  • solucionam problemas com facilidade;
  • resolvem conflitos;
  • são empáticos a atenciosos;
  • São imparciais;
  • lideram equipes com confiança.

Quais são os benefícios da facilitação de equipes?

Um líder facilitador é capaz de criar um ambiente estimulante para a resolução de problemas, promoção da alta performance das equipes, aumento da produtividades e também potencializar o engajamento entre colaboradores. O que de forma indireta, também promove o autoconhecimento e a clareza na comunicação organizacional.

Ou seja, aplicar a facilitação nas organizações pode ser a peça que faltava para que equipes ou projetos funcionem da forma esperada. Ainda nessa questão, um bom facilitador também é imprescindível para que o sucesso desse processo ocorra de fato, mas para isso é preciso se preparar.

Como melhorar suas habilidades de facilitação?

Além de analisar se você já tem algumas das habilidades citadas neste artigo, melhorá-las é fundamental para que suas facilitações sejam ainda mais eficazes. Sendo assim, listamos 9 pontos importantes que devem ser considerados nessa fase de lapidação.

De fato, o facilitador deve saber como construir acordos sustentáveis.

Portanto, quando um facilitador conduz um grupo, pautado em valores e métodos que promovem soluções inclusivas o impacto é profundo. Entretanto, muitas pessoas zombam das próprias sugestões de que o grupo possa encontrar soluções significativas para problemas difíceis.

Todavia, ao descobrirem a validade desse novo modo de pensar, os participantes muitas vezes se tornam mais esperançosos sobre a eficácia potencial de seu grupo.

Em suma, quando o facilitador efetivamente performa, os resultados são impressionantes:

  1. Fortalece as habilidades, consciência e confiança dos indivíduos que trabalham no grupo;
  2. Fortalece a estrutura e capacidade do grupo como um todo;
  3. Aumenta vastamente a probabilidade do grupo integrar acordos sustentáveis.

9 Habilidades e qualidades de um facilitador

1- Escuta ativa

Boa habilidade de escuta, incluindo questionamento estratégico para ser capaz de compreender todos os pontos de vista corretamente. A escuta ativa é uma habilidade fundamental de facilitação – sem ela, um facilitador simplesmente não pode fazer o seu trabalho.

Como resultado, a escuta ativa ajuda os facilitadores de várias maneiras. Em primeiro lugar, podemos entender como o falante se sente em relação a um assunto ou situação e as emoções subjacentes, preocupações e tensões.

Em segundo lugar, nos permite focar no núcleo das questões da mensagem do emissor. Dessa maneira, permite-nos ouvir o que o emissor está realmente dizendo para nós, e não o que queremos ouvir. Por outra lado, também mostra ao emissor que estamos interessados ​​no que eles têm a dizer.

2 – Entendimento

Compreensão dos objetivos da reunião, bem como dos objetivos de longo prazo do grupo.  Ter clareza sobre qual o objetivo central da facilitação, bem como ter objetividade em sua aplicação, pode ajudar a identificar pontos de melhorias e as abordagens mais efetivas para o processo funcione da melhor maneira. Dessa forma, é possível ainda reduzir e otimizar o tempo gasto nas intervenções.

3 – Confiança

A confiança em si mesmo é uma condição fundamental para qualquer tipo de facilitação. Da mesma forma, o facilitador deve ser confiante de que serão encontradas boas soluções e o consenso pode ser alcançado, mesmo com todas as dificuldades e ruídos que ocorrem durante o processo.

O facilitador seguro, consegue liderar o grupo, com isenção e capta a lógica de encadeamento dos temas tratados, fazendo com que o grupo confie na condução dele.

4 – Neutralidade nas questões discutidas

A confiança no facilitador depende dele evitar manipular a reunião para um resultado particular. Caso isso aconteça, ou se tornar difícil, ou você sabe de antemão que deve lutar para permanecer imparcial ou faça o seguinte:

  1. Saia do papel e deixe alguém facilitar;
  2. Deixe claro quando você está expressando sua própria opinião;
  3. Confie que alguém irá expressar seus pensamentos e sentimentos.

5 – Pensamento claro e observação

Prestar atenção tanto ao conteúdo da discussão quanto ao processo: o que cada indivíduo traz? Como as pessoas estão se sentindo? Para isso, o estado de presença durante a facilitação, é indispensável para captar as informações não verbalizadas.

6 – Respeito

Compreender as perspectivas de todos os participantes e interessar-se verdadeiramente por cada uma delas. Com a finalidade de valorizar o outro, independentemente do nível hierárquico.

7 – Assertividade

Firmeza, sem agressividade. Antes de mais nada, saber quando intervir decisivamente e dar alguma direção para a reunião.

8 – Energia e atenção

O facilitador deve estar atento a tudo o que está acontecendo na sala virtual, não apenas ao que está fazendo. Além disso, o tom de voz e forma que se expressa deve mobilizar a energia do ambiente.

9. Pedir ajuda, quando necessário

Por fim, e talvez ainda mais importante, peça e aceite ajuda. A propósito, muitos líderes têm dificuldades de solicitar apoio quando necessário, não se permita, fazer parte desse grupo!

Diante disso, procure apoio especializado — coaches, mentores e até outros facilitadores mais experientes possam contribuir com o desafios organizacionais.

Dicas importantes na facilitação virtual

Facilitar discussões virtuais, em tempo real, geralmente requer facilitação clara, pois, é fácil para as pessoas falarem umas com as outras e começarem um processo de dispersão.

Mas, ao explicar explicitamente o que eles estão fazendo, o facilitador pode ajudar o grupo a entender onde está a discussão e quando eles devem falar ou digitar.

  • Estabeleça alguns acordos – não usar celulares, ambiente sem ruído, com pouca ou nenhuma circulação de outras pessoas, duração, participação com câmera;
  • planeje pausas regulares – pode ser difícil se concentrar em um ambiente virtual mais longo;
  • divida a reunião em etapas, se necessário;
  • resuma e alinhe – é fácil perder-se na discussão (misture sua mídia – se você estiver usando VOIP, publique resumos, compartilhe telas com questões importantes: isso lembra a todos onde as coisas estão;
  • fique de olho nas pessoas que não estão contribuindo – é muito fácil ignorar os participantes silenciosos quando você não puder vê-los;
  • discuta apenas uma coisa de cada vez – as telas compartilhadas ajudam bastante;
  • organize a participação – Se estiver usando ferramentas em tempo real, coloque os nomes das pessoas que desejam falar antes que a próxima pessoa comece sua contribuição.

Estude muito e pratique mais ainda

Outra excelente maneira de melhorar suas habilidades é por meio do estudo. Certamente, os facilitadores também precisam se aperfeiçoar e isso pode ajudar a alavancar sua carreira se feito com dedicação.

Nesse sentido, participe de treinamentos, observe as pessoas que facilitam com maestria, pois, o mais importante é nunca parar de se atualizar.

A princípio, uma facilitação de sucesso depende, em grande parte, das habilidades desenvolvidas pelo facilitador. Dessa forma, fortalecer seus talentos é fundamental. Além disso, facilitar é hoje muito mais importante do que antes. A nova geração quer fazer parte de algo maior. Isso é construído “junto com eles” e não “para eles”.

Consequentemente, é impossível o engajamento em times onde os líderes ou RHs ditam regras e dizem o que precisa ser feito, em detrimento de várias outras pessoas com opiniões divergentes e sem voz na construção de soluções.

Inegavelmente, a falsa facilitação tem sido usada para manipular as pessoas, algumas, podem até parecer, mas não são bobas; elas sabem, nas entrelinhas se, de fato, estão construindo algo de valor – em processo de facilitação legítimo ou se estão sendo manipuladas.

Em síntese, a reinvenção organizacional depende da participação ativa e criativa de todos, na construção de resultados positivos sustentáveis. Caso contrário, mais cedo ou mais tarde, o engajamento dos talentos se esvai, junto com a capacidade da empresa de manter-se no mercado.

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Lília Barbosa & Creoncedes Sampaio 

[email protected]/[email protected]

Referências bibliográficas

https://www.iaf-world.org/site/

https://www.forbes.com/sites/forbescoachescouncil/2018/03/05/is-it-time-for-you-to-call-a-professional-team-facilitator/#61e2fbb43dcb

https://www.cozex.com.br/times-de-alta-performance/https://www.cozex.com.br/engajamento-o-que-e-porque-importante/

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