Lean Thinking: o que é e como implementar em sua empresa

Ilustrar o lean thinking

A filosofia Lean Thinking revolucionou a forma como inúmeras montadoras produziam seus veículos e, hoje, é uma abordagem crucial para todas as empresas, das áreas de produção as de serviços, por um motivo fundamental: a necessidade de ter eficiência operacional – fazer mais com menos, mais rápido e melhor. Aliás, a filosofia Lean tem ganhado cada vez mais espaço com o livro Lean Startup, de Eric Ries, e pode ser usada, inclusive, em nosso dia a dia.

Qual a importância do Lean Thinking no cenário atual?

Infelizmente, muitas empresas esperam a onda do crescimento estabilizar ou a crise bater à porta, para correr atrás de uma operação enxuta e eficiente. Quando, na verdade, desde o início de qualquer iniciativa empresarial, deveria pensar lean ou “pensar enxuto”.

Em contrapartida, você deve estar questionando: devemos pensar enxuto ou inovar? A complexidade de liderar e gerir no cenário atual é exatamente essa – não se trata de fazer uma coisa ou outra. E sim, de criar uma organização ambidestra, capaz de pensar, agir enxuto e inovar.

O lean permite que você conduza a organização de forma ambidestra, pois, o processo começa com o desenho do norte verdadeiro, com a utilização Hoshin Kanri – processo de desdobramento de metas – e assim, consegue pensar o futuro da organização.

Ou seja, alinhar a organização – vertical e horizontalmente – a partir dos objetivos estratégicos e metas. Mas para isso, são criados diálogos entre as equipes, chamadas “cathball“. Dessa forma, as pessoas são o centro da cultura lean. Isso significa que toda a abordagem do lean é construída com os líderes e pessoas que executam os processos, com o objetivo de empoderá-las na capacidade de resolver problemas e tornar a organização mais eficiente.

Outra curiosidade, você sabia que os famosos OKRs (objective Key Result), tão utilizados hoje pelas startups, derivaram do Hoshin Karin? Então, vamos agora desvendar o que é o Lean Thinking e como implementá-lo em sua empresa.

Um pouco de história…

Quando se pensa nas modalidades de produção, existem três principais referências de modelos que impactaram a indústria: o taylorismo, o fordismo e o toyotismo. A primeira defendia a especialização das tarefas, em que cada pessoa ficava responsável por apenas uma etapa da produção.

Já a segunda, o fordismo, também utilizava a especialização, porém com um diferencial: esteiras que agilizavam o tempo do processo. Você se lembra do filme Tempos Modernos, do Chaplin? Pois é, a ideia é basicamente a mesma.

Na terceira, o toyotismo, o produtor não ficava limitado à uma atividade e precisava se preocupar em evitar desperdícios. Acontece que, no Japão de 1939, a indústria sofria com os efeitos da 2ª Guerra Mundial, precisava se adequar ao mercado e sua baixa demanda.

Dessa forma, surgiu a produção enxuta, um sistema que tinha como objetivo a redução de recursos supérfluos, materiais, pessoais e financeiros, com o intuito de aumentar a percepção de valor de um produto ou serviço com o mínimo de custos possível.

Anos depois, em 1980, um projeto do MIT (Massachusetts Institute of Technology) trouxe todas essas questões à tona. O estudo revelava que o toyotismo apresentava uma gestão simplificada, efetiva e inovadora. E o mais interessante: que podia ser adaptada em outros modelos de negócio. O estudo recebeu o nome de Lean Thinking.

O que é Lean Thinking

Criado originalmente na fábrica da Toyota, no Japão, com o objetivo de eliminar ineficiências em suas operações, o Lean Thinking se tornou uma das metodologias mais eficazes em otimização de processos, sendo adotado posteriormente pelos setores de manufatura em todo o mundo.

Então, em 1997, o especialista em gerenciamento James P. Womak, criou o Lean Enterprise Institute (LEI) com a missão de – como ele mesmo diz:

Tornar as coisas melhores, através do pensamento e da prática enxutos.

Para isso, faz-se uso dos cinco princípios-chave estabelecidos por Womack: valor, fluxo de valor, fluxo contínuo, produção puxada e perfeição.

Portanto, uma empresa ou pessoa que tenha essa filosofia como base, entende que aumentar a percepção de valor de seus produtos e serviços ao mesmo tempo em que otimiza a gestão de pessoas, processos ou até a forma como realiza suas funções no dia a dia, pode trazer inúmeros benefícios para a empresa e para o profissional.

A produção enxuta permite a combinação da produção artesanal (flexibilidade, atendimento das especificações do cliente, qualificação de mão-de-obra) com a produção em massa (baixos custos de produção e consequentemente a ampliação do consumo).

Trecho do livro “A máquina que mudou o mundo”.

Esses benefícios podem ser desde a melhoria na qualidade de produção e entrega de produtos ou serviços com a redução de custos e desperdícios, até a forma como essa pessoa ou marca é vista pelo mercado. Mas, para que isso aconteça, é preciso adotar o Lean Thinking em todos as etapas do processo e na construção de uma nova mentalidade.

A estratégia do lean thinking no dia a dia

Para que a filosofia Lean possa ser aplicada em seu dia a dia pessoal, profissional ou até mesmo em sua empresa, é preciso antes analisar algumas questões e readaptá-las aos novos formatos de atuação. Para isso, entender os princípios da metodologia pode ajudar a definir as etapas necessárias para sua implementação.

Os cinco princípios-chaves do Lean Thinking envolvem – de forma objetiva:

  • valor – identificação do real significado da palavra valor para você, seus colaboradores e clientes;
  • fluxo de valor – entender quais etapas de produção de produtos, serviços ou administrativa são realmente produtivas e eliminar as que não são necessárias;
  • fluxo contínuo – planejar e estabelecer um fluxo contínuo para as tarefas e executá-las de fato;
  • produção puxada – incentivar a produção, execução, promoção ou vendas dependendo de cada caso;
  • perfeição – implementar processos de melhoria contínua para que as etapas anteriores mantenham a qualidade ou readaptar o que for necessário.

Entenda mais sobre os 5 princípios-chave do Lean Thinking

A parte mais interessante e pouco explorada sobre a filosofia, é que ela não é restrita somente aos sistemas de produção em multinacionais. Pelo contrário, podemos aplicar os cinco princípios-chave do processo em outras áreas de atuação como: hospitais, pequenas e médias empresas, rotinas administrativas e de atendimento de forma geral e até em nosso dia a dia.

Valor

O valor de um produto ou serviço é determinado pela percepção que ele causa no cliente. Assim, é imprescindível analisar – antes de qualquer coisa – a real necessidade e interesse que um produto gera.

Sendo assim, implementar o Lean Thinking em sua empresa pode não só melhorar seus resultados como também, transformar a forma como ela é vista pelo mercado, aumentando seu valor.

Fluxo de Valor

Ao analisar o mapa de fluxo de valor, será possível identificar gargalos no processo e eliminá-los. Com isso, será possível evidenciar a primeira redução drástica de custos, o que permite a alocação dos valores economizados em melhorias, como veremos mais à frente.

Consequentemente, a filosofia também é uma excelente aliada na fidelização de clientes que, com a melhoria nos processos de produção e entrega de produtos ou serviços de qualidade superior, passam a enxergar a empresa como notável, que supera as expectativas.

Fluxo Contínuo

Essa é uma das etapas mais complexas de serem implementadas, pois exige mudanças na rotina, na forma de pensar, de agir e até no modelo de negócios com um todo dependendo da situação atual da empresa. No entanto, é também onde os melhores resultados começam a aparecer.

Produção Puxada

A ideia, tantos das etapas anteriores, quanto das próximas, é trabalhar com baixo estoque e rápida produção de forma a atender as necessidades imediatas do cliente com alto grau de satisfação e, obviamente, sem desperdiçar dinheiro ou energia com supérfluos.

Sendo assim, após remover todas as etapas que causavam perdas, sejam elas quais forem, as próximas etapas têm como meta a fluidez dos processos, sem interrupções, atrasos ou gargalos. Embora possa ser um desafio “acertar os parafusos” para que tudo ocorra como o planejado, estudos comprovam a eficácia do processo com ganhos de produtividade com melhoria de 50% ou mais.

Busque pela perfeição

A última etapa a que conhecemos por “melhoria contínua”, seja de processos, interações pessoais, design de produtos ou serviços ou qualquer questão que seja relevante para o sucesso da fabricação, entrega ou satisfação das equipes envolvidas e dos clientes. É aqui que os valores economizados anteriormente serão alocados.

Entretanto, manter uma cultura de otimizar processos, surpreender clientes e ainda assim, minimizar o desperdício de recursos pode ser um grande desafio, mas não para o Lean Thinking, ou Pensamento Enxuto, que tem como objetivo aumentar a eficiência e produtividade de operações, reduzir os custos e desperdícios e, também, aumentar os lucros.

Além disso, para que a metodologia seja introduzida em sua rotina, também é indicado identificar e analisar mais à fundo algumas questões como: fluxo de produção, identificação de desperdícios e a busca constante pela perfeição.

Identifique os desperdícios

Com esse mapeamento feito é possível entender em quais momentos estão sendo desperdiçados recursos materiais, financeiros ou no tempo gasto em cada tarefa ou etapa de produção.

Essa identificação é crucial para o sucesso da metodologia Lean e como todas os outros pontos, é possível aplicá-lo em qualquer tipo de atividade seja dentro de uma empresa ou na organização de sua casa. Há pelo menos 7 tipos de desperdícios:

  1. Produção em excesso: quando a companhia produz mais do precisa para atender ao cliente.
  2. Espera: ocorre quando alguém ou algum equipamento está parado.
  3. Processamento desnecessário: ocorre quando as pessoas executam ações que não precisariam ser feitas.
  4. Estoque: materiais ou insumos, em estoque, são um custo financeiro, porque representa capital parado.
  5. Transporte: a movimentação de materiais, internamente ou externamente gera trabalho e custo.
  6. Movimentação: pessoas que circulam de um lado para outro, para realizar os eu trabalho, também são fonte de desperdícios, porque consome tempo.
  7. Correção: corrigir, depois de feito, é retrabalho. Por isso, preste atenção em quanto gasta em tempo, gente e recursos para corrigir erros que poderiam ter sido evitados.

Mas, antes, é preciso entender os princípios da filosofia lean, antes de aplicar as ferramentas lean de forma eficiente. Confira:

Mapeie o fluxo de produção

Quando falamos em produção, nos referimos a todo processo que envolva a elaboração, manufatura e finalização de um produto, serviço ou atividades rotineiras e administrativas. Pode ser a elaboração de memorandos, a conclusão de uma tarefa urgente ou a a produção literal de um produto.

Sendo assim, esse mapeamento refere-se à análise de como cada etapa transcorre, sua produtividade e quais são as forças e fraquezas em cada estágio de produção.

Como aplicar o Lean Thinking

Conhecendo os princípios-chave e entendendo a finalidade de cada um deles, já é possível colocar em prática cada uma das etapas explicadas anteriormente. No entanto, nossa sugestão é que você defina algumas questões antes de começar.

Analise

Faça uma análise rigorosa de seus processos e resultados atuais. Mantenha essas informações registradas em documentos e visíveis, em locais em que seja possível consultá-los com facilidade.

Crie

Com esses dados já bem esclarecidos, crie um planejamento de implementação do Lean Thinking. No entanto, não gaste tanto tempo nessa etapa, as próximas serão as mais importantes.

Execute

Com um plano por escrito, ainda que da forma mais simples e objetiva possível, execute-o. Quanto mais rápido essas etapas forem acionadas, mais rápido será possível verificar e adaptar os processos.

Verifique

Estabeleça momentos em que os resultados e a eficácia de seu plano serão avaliados. Para isso, analise se os processos estão de acordo com os cinco princípios, se as equipes estão atuando em alta performance.

Adapte

Faça ajustes se e quando necessário. Um planejamento não é feito para ser definitivo, mas para orientar ações. Alguma das etapas não funcionou? Repita a análise, procure o momento exato no qual algo pode não ter funcionado tão bem e adapte quantas vezes for necessário.

Princípios da filosofia Toyota

Sakichi Toyoda, fundador da corporação Toyota nasceu em 1867 no Japão quando o país ainda iniciava seu processo de modernização. Em sua empresa, ele estabeleceu alguns princípios, entre eles:

  • Constância de propósitos para melhoria de serviços;
  • Não dependa de inspeção para atingir qualidade;
  • Elimine a barreira entre os departamentos;
  • Melhore constantemente o sistema de produção e de prestação de serviços;
  • Institua liderança especializada e treinamentos contínuos, entre outras.

Como pudemos observar, Toyoda era um empresário determinado em atingir a excelência de seus produtos, serviços e empresa como um todo. Da mesma forma, para que o Lean Thinking possa ser implementado com sucesso, é preciso sim, planejar, agir, mas principalmente ter muito profissionalismo. Certamente, uma empresa especializada pode ajudar muito nessa questão.

Finalizamos este artigo com uma sábia citação de Toyoda:

Certamente, os ladrões podem ser capazes de acompanhar os projetos e produzir um tear. Mas estamos modificando e melhorando os nossos teares todos os dias. Assim, no momento em que os ladrões tiverem produzido um tear a partir dos nossos projetos que eles roubaram, já teremos avançado bastante e ultrapassado aquele ponto. E, como eles não tem a especialização obtida a partir dos fracassos que custaram a produção do original, perderão muito mais tempo do que nós quando se puserem a aperfeiçoar o seu tear. Não precisamos ficar preocupados com o que aconteceu. Precisamos apenas a continuar como sempre, fazendo as nossas melhorias.

O cenário atual nos mostra a urgência de duas ações simultâneas: olharmos para frente – o futuro que desejamos alcançar e, também, pensar e agir enxuto, mediante os poucos recursos disponíveis. Levando isso em consideração, o que você está esperando para adotar a filosofia lean em sua empresa, área ou até mesmo em sua vida?

Lília Barbosa & Creoncedes Sampaio

[email protected]/[email protected]

Referências bibliográficas:

https://www.asme.org/topics-resources/content/5-lean-principles-every-should-know

https://www.toyota-industries.com/company/history/toyoda_sakichi/

https://www.whatislean.org/whatis-lean-thinking/

https://www.asme.org/topics-resources/content/5-lean-principles-every-should-know

https://periodicos.cesg.edu.br/index.php/gestaoeengenharia/article/view/239/335

https://www.lean.org/whatslean/

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